Con la reciente entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, la norma que obliga a las empresas a registrar los tiempos de entrada y salida del puesto laboral de sus empleados, las compañías se enfrentan a nuevos retos: por un lado, el cumplimiento de esta obligación, por otro, la legítima defensa de sus intereses. A todo esto, hay que sumar el papel que juega la transformación digital de los puestos de trabajo que, en muchos casos, facilita la movilidad de los trabajadores, no siendo obligatorio permanecer en las instalaciones de la empresa para realizar sus tareas.

Esta característica del nuevo modelo laboral, imperante en las sociedades modernas, hace que el control del personal deba realizarse por medios no convencionales, como hasta ahora lo era el típico fichador a la entrada del edificio, que registraba con una tarjeta identificativa o un llavero de radiofrecuencia (RFID), o utilizando medios biométricos, el momento exacto de acceso y abandono del empleado a su puesto de trabajo.

La capacidad facilitadora de la movilidad que confieren las tecnologías cloud, permiten a las empresas rentabilizar los procesos, accediendo a los datos generados en la compañía en cualquier momento y desde cualquier lugar; a su vez, el trabajador se beneficia de una mayor flexibilidad, pudiendo conciliar la vida familiar y la profesional.

No obstante, y tal como marca la ley, es necesario controlar el tiempo dedicado a tareas laborales, y que éste no sea superior al estipulado en el contrato o, en cualquier caso, deba ser compensado por los medios dispuestos en la propia norma.

Pero, cómo se procede cuando no hay una presencia física del trabajador: bien porque su trabajo se realiza telemáticamente, por desplazamiento motivado por un viaje de negocios o por la necesidad de actuar en emplazamientos distantes, por ejemplo, en operaciones de mantenimiento técnico.

La tecnología, nuevamente nos puede ayudar a resolver el problema. La utilización de una red privada virtual, en inglés Virtual Private Network, o más conocida como VPN, permite crear una red local que conecte a los distintos integrantes a través de internet. Este sistema hace que la operativa de acceso externo sea inmediata y segura, con una conexión cifrada y la simulación del entorno de trabajo habitual, con acceso al sistema de fichaje y toda la documentación necesaria.

De igual forma, las transacciones digitales más habituales, también se ven favorecidas por esta tecnología. En un entorno en el que los datos son transferidos constantemente entre usuarios, es necesario integrar sistemas de control y protección. Además, de la certificación digital a través de modelos de firma electrónica, la utilización de entornos VPL, ajenos a redes WiFi públicas, permiten un mayor control de nuestra información. El grado de protección incluye al propio proveedor de internet, que no tendrá acceso al contenido que manejas.

Como puedes observar, el uso adecuado de la tecnología permite disfrutar de incontables ventajas: acceso y control continuado de los datos sensibles de la empresa, atención ininterrumpida, movilidad geográfica de los trabajadores y una mayor flexibilidad de los horarios. Solo cabe, por tanto, conciliar las soluciones tecnológicas con protocolos de gestión del trabajo adecuados a las necesidades de la empresa, los derechos del trabajador y las directrices marcadas por la ley.