Cuando recibimos un comunicado, a través de nuestro correo electrónico, por un mensaje sms en el móvil o cualquier otro dispositivo digital que utilicemos, ¿cómo podemos estar seguros de la veracidad de ese documento?
La notificación electrónica certificada nos permite autentificar la procedencia del archivo, quién lo ha enviado y a quién va destinado, además, dispondremos de otra información adicional, como el día y la hora en que se cursó la información y el tiempo transcurrido hasta su recepción y apertura. Este proceso asegura legalmente la trazabilidad del documento, pudiendo utilizarse como prueba fehaciente e inequívoca ante una posible demanda judicial.
Es por ello, que su importancia es relevante cuando tratamos con informaciones especialmente sensibles, con datos de carácter personal o empresarial, que quedan circunscritas al área privada de las personas o entidades que mantienen una relación contractual.
Las ventajas en el uso de notificaciones electrónicas certificadas son muchas y variadas. Por un lado, es evidente que contar con un sistema que autentifique los documentos que intercambiamos nos confiere seguridad y da calidad al trabajo que realizamos, constituyendo un elemento de garantía. Por otro lado, encontramos ventajas más prácticas. Así, el uso de certificados digitales permite el ahorro de ingentes cantidades de papel, con el consiguiente beneficio para el medio ambiente y rentabilidad para la empresa o administración en la que trabajemos. Además, la celeridad e inmediatez que proporcionan los entornos digitales, añaden un valor de optimización a nuestros procesos productivos. A todas estas características, se une la capacidad de trazabilidad, esto es, poder realizar un seguimiento pormenorizado del recorrido del archivo que emitimos o recepcionamos, teniendo control inmediato sobre el momento de su emisión y las distintas fases que encontramos en su seguimiento.
Pero recibir un documento certificado no es sinónimo de cumplimiento de lo allí requerido. ¿Existe algún tipo de penalización si lo rechazamos?
En el caso de notificaciones administrativas certificadas, la Administración, dependiendo del tipo de contencioso, especificará la forma, el tiempo estimado y el número de intentos de notificación antes de concluir el proceso de notificación. A partir de ahí, el procedimiento seguirá los trámites previstos.
En el supuesto de notificaciones realizadas a través de correo electrónico, u otro dispositivo digital, la tecnología con la que están desarrollados permite establecer una “huella” de procedimiento con la que se puede constatar si ese documento ha sido recibido y abierto, entendiéndose, por tanto, su recepción.
Como vemos, el proceso de certificación electrónica está pensado para facilitar la transacción de todo tipo de comunicaciones e informaciones, de una manera segura, rápida, práctica y veraz, estableciendo mecanismos que acrediten el correcto funcionamiento del proceso utilizado y atribuyendo carácter legal al certificado.
Así que, si estás pensando en beneficiarte de las ventajas de la certificación notificada vía correo electrónico o sms, asegúrate también de utilizar la tecnología y el proveedor adecuado. Contacta con el equipo de Digitel TS, te asesoraremos sobre cuáles son los requisitos y servicios que mejor se ajusten a tus necesidades.
