En la empresa moderna, la concienciación medioambiental es un concepto que cala hondo. Asociada a la responsabilidad social corporativa, (SRC), la protección del entorno que nos rodea es visto como un factor más de calidad, que se suma a otros nuevos métodos de entender las actuales políticas de actuación del mundo empresarial.
Si comparamos este nuevo modelo de gobernanza con los realizados hace unas décadas por la mayoría de los empresarios, encontramos ejemplos de buenas prácticas que destacan por su originalidad y por su compromiso. Es la nueva forma de entender la posición que ocupan las empresas dentro de la sociedad.
Ya sea por las imposiciones que poco a poco va marcando la administración, ya por la presión de la opinión pública y el consumidor, las estructuras internas de estas organizaciones se han adaptado a los nuevos tiempos. Y la tecnología, nuevamente, juega un papel determinante.
El mundo digital posibilita un replanteamiento de procesos obsoletos. La capacidad de contener miles, cuando no millones, de datos en un disco duro que apenas ocupa unos pocos centímetros cúbicos, permite un ahorro de costes sin precedente. Calculen la cantidad de papel, estanterías u otros elementos de almacenamiento necesarios para contener la ingente cantidad de archivos generados por una empresa a lo largo de su historia.
Pero las ventajas de la digitalización y almacenamiento electrónico de documentos no termina ahí. Muchos son los beneficios que obtenemos de esta nueva tecnología que nos rodea y que permiten a las empresas maximizar sus inversiones.
- Junto a la cantidad de documentos generados, es necesario un mantenimiento adecuado. Debemos evitar pérdidas irreparables, que supongan un serio problema para la empresa. El papel, como soporte físico, es sensible a los cambios de temperatura, a la humedad o a la injerencia de insectos, que pueden hacer que su calidad se deteriore con el paso del tiempo. La utilización de documentos digitales hace que el mantenimiento sea mucho menor y más seguro.
- Otra ventaja indudable es la posibilidad de indexar toda esta documentación, de manera que su clasificación y posterior localización es inmediata. Esto hará que nuestros tiempos de trabajo sean mucho menores.
- La compartición con terceros actores, como la administración, clientes o proveedores, también es otro factor que hay que agradecerle a la digitalización documental. Disponer de informes exhaustivos, muchas veces voluminosos, que tengamos que compartir con otros entes, suponía hasta no hace mucho contar con personal que pudiera desplazarse a realizar las gestiones fuera de las instalaciones de la empresa, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero para el transporte. Ahora, el envío de estos documentos es inmediato, y lo realiza cómodamente una sola persona desde su puesto de trabajo.
- Por su puesto, la seguridad es también clave en el archivo digital. Por un lado, permite duplicar fácilmente los documentos para evitar que se pierdan por daños en el soporte. Por otro, las medidas de ciberseguridad con las que hoy día cuentan las empresas que custodian estos documentos, evitan posibles robos.
- Y unida a la digitalización, la movilidad que permiten los entornos cloud, facilita el acceso a los documentos con una gran variedad de dispositivos y desde ubicaciones distantes.
Empresas como Digitel TS, ofrecen una gama extensa de servicios para la digitalización, certificación y custodia de todo tipo de documentos. Un nuevo concepto de empresa en un mundo digitalizado.
