El pasado 8 de octubre, CTT – Correios de Portugal y DIGITEL TS celebramos un webinar conjunto para mostrar cómo las empresas pueden enviar y firmar comunicaciones certificadas vía WhatsApp, una solución que permite hacerlo con validez legal, rapidez y seguridad.
Durante la sesión, el equipo de CTT, junto al equipo técnico de DIGITEL TS, explicó cómo esta solución está ayudando a las organizaciones a agilizar procesos, reducir costes operativos y mantener la seguridad jurídica en sus comunicaciones digitales.
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Qué son las Comunicaciones Certificadas
El webinar comenzó aclarando el concepto: una Comunicación Certificada es un mensaje digital que acredita quién lo envía, quién lo recibe, cuándo se entrega y qué contenido incluye, con validez legal plena, conforme al reglamento europeo eIDAS.
A diferencia de un mensaje convencional, este tipo de comunicación se apoya en un Prestador de Servicios de Confianza electrónico cualificado, que garantiza la autenticidad y la trazabilidad del proceso.
En este caso, ese rol lo desempeña DIGITEL TS, que almacena los datos en sus propios servidores y asegura el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Cada comunicación genera un certificado de evidencias firmado digitalmente, donde quedan registradas las acciones realizadas: el envío, la lectura, la aceptación y, en su caso, la firma del documento.
Puedes obtener más información sobre nuestra solución en la página de Comunicaciones Certificadas.
Cómo funciona
Durante la demostración se mostró el flujo completo de una comunicación certificada vía WhatsApp:
- La empresa inicia la comunicación desde su sistema (mediante API o portal).
- El destinatario recibe una notificación en WhatsApp.
- Acepta la política de privacidad y accede a la documentación.
- Firma o confirma el contenido directamente en el chat.
- El sistema genera automáticamente el certificado de evidencias.
El proceso completo se realiza en menos de dos minutos, sin papel, sin correos electrónicos y con total trazabilidad.
Además, la solución incorpora verificaciones avanzadas, como la captura de documentos ID con OCR, selfie y vídeo de prueba de vida, para aquellos procesos que requieren un nivel adicional de seguridad o validación de identidad.
Casos de uso destacados
Los ponentes mostraron cómo las Comunicaciones Certificadas pueden aplicarse en distintos ámbitos empresariales:
- Recursos Humanos: firma de contratos laborales o comunicación de datos personales.
- Operaciones y servicios: renovaciones, presupuestos o autorizaciones de reparación.
- Banca y seguros: validación de identidad, consentimiento de datos o pruebas de vida.
- Comercio y retail: contratos de venta o alquiler de equipos, cambios de condiciones o adhesión a planes de mantenimiento.
Aunque el foco del webinar fue WhatsApp, se recordó que la misma infraestructura puede aplicarse también a email y SMS certificados, garantizando la misma seguridad y validez jurídica.
Impacto real: resultados y casos
Uno de los casos presentados mostró resultados muy claros tras implementar la contratación certificada vía WhatsApp:
- +18 % de contratos cerrados.
- 95 % de satisfacción de clientes, gracias a la agilidad y transparencia del proceso.
- 70 % menos tiempo operativo, liberando recursos internos.
- Firmas en menos de 3 minutos, desde la propuesta hasta la formalización.
El proyecto fue reconocido con el premio a la mejor innovación tecnológica, reflejando el impacto directo de esta solución en la eficiencia y la experiencia de cliente.
Testimonio de Nespresso
Durante el webinar, Nespresso Portugal compartió su experiencia implantando las Comunicaciones Certificadas vía WhatsApp en sus procesos de suscripción.
Hasta entonces, las contrataciones se realizaban en papel y requerían la firma manual del cliente. Con la nueva solución, el proceso se digitalizó por completo, manteniendo la validez jurídica, reduciendo tiempos y costes y mejorando de forma notable la satisfacción de los usuarios.
Preguntas frecuentes
En la sesión de Q&A se planteó una duda habitual: ¿todas las comunicaciones por WhatsApp son certificadas?
La respuesta fue clara: no todas. Solo las enviadas a través del canal certificado, creado específicamente para ese fin, tienen validez legal. Las empresas pueden seguir usando otros números o cuentas de WhatsApp para comunicaciones comerciales o informativas sin valor jurídico.
El webinar concluyó con una idea compartida por ambos equipos: las Comunicaciones Certificadas vía WhatsApp representan un avance tangible en la digitalización segura de las empresas.
Permiten reducir tiempos, eliminar el papel y reforzar la confianza en las relaciones con clientes, proveedores y empleados, combinando la cercanía de un canal cotidiano con la validez jurídica que exige el entorno empresarial.
Si quieres conocer cómo puede aplicarse en tu organización, el equipo de CTT y DIGITEL TS ofrece demostraciones personalizadas adaptadas a cada sector y necesidad.
